在這個雲端的時代，許多人把一切檔案與資料都放在雲上，也就是線上的平台系統。大家以為文件格式不再是問題了，因為檔案與資料都虛擬化了，在雲端上編輯就好了！然而，雲端並不真的那麼牢靠，而且三不五時還是會有將檔案真正下載到自己的電腦中並編輯的需求。而往往直到此刻，大家才會猛然發覺：咦，如果沒有買一套專有授權的辦公套裝軟體，他們就無法好好讀取並編輯他們自己的資料內容！因為不管是在雲上，還是在電腦中，那些資料內容都是以專有授權的檔案格式呈現，因此沒有特定軟體就無法正確讀寫。換句話說，他們的資料被專利的檔案格式給綁架了！
而開放文件格式（Open Document Format）的制定，就是為了解決文件與資料被特定公司與軟體綁架的情形。不管是在雲端上還是電腦中，如果使用國際標準的開放文件格式來儲存資料，就不用擔心會被任何特定軟體給綁住，因為格式是開放的，任何軟體開發者都可以將這種檔案格式實作在他們開發的軟體中，不必支付授權費、不必得到任何人允准、也不需要辛苦地對特定軟體做逆向工程以便好好支援。
回到 2012 年，歐盟委員會副主席 Neelie Kroes 在宣布一項新政策，協助公部門避免過度仰賴特定資通訊科技產業的廠商時曾說：「開放標準可以促進良性競爭、刺激創新、並節省經費。」根據當時的計算，若歐盟的公部門單位遵循歐盟委員會的新政策，避免被廠商套牢，一年大約可以節省 11 億歐元的支出。
在規劃、建置資通訊系統時，使用各種開放標準，而不仰賴單一資通訊品牌、工具、系統或產品，可以節省公帑，讓納稅人繳稅時心少痛一點。然而，許多單位由於缺乏相關的經驗與專業，不清楚他們的資通訊系統應該使用哪些開放標準，或是擔心導入開放標準的轉換成本過高、甚至造成資料遺失。因此，八年後的現在，許多公部門單位仍然被鎖在原先的資通訊系統，或是只靠單一廠商來提供。這是很可惜也很可怕的事 – 想想光是這些因為使用專有文件、檔案格式、軟硬體規格而必須付出的軟體授權等費用有多少？
開放文件格式 ODF 是一種精心設計、靈活的開放文件格式標準，可以儲存文件資訊，而不必擔心經過長時間以後因各種軟體改版因素而無法再使用。對一般使用者來說，最棒的地方在於：他們根本不必注意到自己正在使用此種標準，因為它讓文件資訊內容與讀寫的軟體是相互獨立的。使用 ODF，儲存好的文件可以在不同的作業系統、不同的軟體、甚至在雲端上都可以正確地被讀取與寫入。
ODF 有以下的優點：
- 在完全相同的內容與格式的狀況下，ODF 的文件大小比起傳統、專有的格式要小，因為 ODF 的結構既簡單又健全。
- 文件內容，以及文件中的媒體物件（如影像、影片等）是可以直接透過其他的應用程式來存取，不一定要使用特定的辦公套裝軟體。
- ODF 中的 XML 語法讓原始資料清楚呈現、易於閱讀。只要透過 unzip 解壓縮，使用者就可以取出原始的純文字資料與內嵌的媒體物件，不會被格式綁架。
- 因為 ODF 簡單而健全的結構，即使實施最嚴格的安全政策也能輕鬆配合
- ODF 重複利用、搭配了許多現有的開放標準，讓它本身簡單、健全並且容易實作與支援
- 懂技術的使用者可以輕易在文件內容中加入機器可處理的資料，建立可以自動配置的「智慧文件」。
- 試算表公式的定義明確，簡潔的 OpenFormula 標準解決了傳統試算表中已知的舊錯誤，包括已經持續 43 年而未解決的閏年計算錯誤。
而對企業與政府單位使用者的主要好處包括：
- ODF 是一個開放且持久的標準，因此可以確保今天儲存的文件不會在未來被技術上鎖定或拋棄；換句話說，它開放的特性讓任何第三方開發者都能開發軟體來讀寫 ODF 格式的檔案，也就是保證不會被任何供應商的商業策略給套牢與限制。
- ODF 將內容（資訊）與應用程式分開，因此任何新開發或現有的應用軟體，只要完全遵循此標準去實作，任何 ODF 格式的文件都可以無縫、不失真地被處理，不會被任何專有授權的程式干擾，或出現其他限制。
- 因為 ODF 是真正的開放標準，所以它提供了公平的競爭環境，讓軟體開發與服務供應商，不管提供的是專有授權的軟體還是自由軟體的服務，都可以在軟體的功能和價格上競爭；從而提供了企業、政府與使用者更多的選擇。
- ODF 提供了一種不受限於平台的格式，任何公司都可以在該格式上建構、散佈新的應用程式和服務；並且確保在開放標準的基礎上加上新功能的同時，原先文件的內容仍可被存取。
- ODF 是目前市場上唯一可以做到「滿足企業和政府，建立與存取需要保存極長期間的電子文件的基本需求」的開放標準。不僅是為現在的需求，也為了子孫後代的方便。
- 像現在世界進入特殊緊急的情況，採用 ODF 可以確保對救災、防疫工作至關重要的資訊與內容順利地存取與共享，而不必擔心原始文件無法互通甚至導致失真的問題。
要瞭解開放文件格式 ODF，您可以先從維基百科的介紹（英文 、中文）開始，或是閱讀 OASIS ODF Adoption TC（現已改組為 ODF 推動專案）所撰寫的《Open by Design, The Advantages of Open Document Format (ODF)」白皮書》。此外，這兩份文件也說明了 ODF 與它的優點：Open Forum Europe 所撰寫的白皮書《Dual Standards – More Choice, or Less》及 Italo Vignoli 所撰寫的《Keep It Open》，還有許多跟 ODF 相關的簡報，如《從文件互通性談開放文件格式政策》（PDF 檔、ODP 檔）等等。
英國政府內閣辦公室已決定將 ODF 訂為所有文件的參考標準，並發布了有趣的《開放標準原則政策文件》和《使用開放文件格式（ODF）指南》，提供了關於開放標準和 ODF 對政府單位的特定優勢的有趣觀點。
今年的 3 月 25 日是一年一度的文件自由日（Document Freedom Day），我們希望透過這個活動來告訴大家，不管文件儲存本地硬碟還是在雲端上，都應該採用開放文件格式，以取回他們的文件與內容的全部所有權，避免 – 經常不自覺地 – 被專有授權軟體供應商所掌控。
請大家跟我們一起分享此文給所有人，響應文件自由日活動，讓自己的資料、文件回到自己的掌控之中！
本文編譯自文件基金會部落格：Document Freedom in 2020