這陣子在某行政機關服替代役，工作內容為文書助勤兼打雜，常要幫長官寄信。由於絕大多數的信件都是寄到幾個特定的機關去，若每個信封都要手寫太浪費時間。在鄰座學長的提議下研發出一套列印信紙標籤的方法。退役前承辦的學長還說，拜託離開前教我一下，不然你印的幾百份我一個月就用完了。所以就用休假時間寫了這篇：
雖然更多人慣用的是Microsoft Word，不過因為我家裡電腦只有LibreOffice Writer，加上如果你的電腦沒有Microsoft Office的時候，工作還是要做啊。所以我接下來的教學還是以LibreOffice的操作為主。若你的電腦安裝的是國發會的ODF文件應用工具，操作方式和LibreOffice一模一樣。但是如果你熟悉作法與原理，應該可以在Microsoft Word上變出一樣的東西，反之亦然。
- 步驟0：買到A4大小的標籤紙
除非你有專門的機器，否則你的標籤應該會在普通的印表機印製。此時首要步驟就是買到A4大小的標籤紙。這聽起來像是廢話，但是如果沒講清楚，搞不好承辦人真的會買到A3、B4等非通用規格的標籤紙。如果只是買到A4大小，但是錯誤格距的紙，還有機會透過裁切來補救。買錯版面大小則幾乎沒救。
那要怎麼知道會不會買錯呢？第一步當然是看外觀或實品，通常有先看踩雷的機會就大幅降低。若要保險一點，則是把廠商給的參數用乘乘看，以坊間的某標籤紙為例，每一格是寬33（mm）、高105（mm），格數是2*9，換言之一張紙寬是105*2=210mm、高則是33*9=297mm。剛好是一張A4紙的大小，那就是你可以買的東西。
- 步驟一：建立郵遞資料庫
因為系統在設定標籤的時候，就有讓你加入地址、收件人等欄位的對話框（詳後）。所以建議你要先有個簡單且結構化的郵遞資料庫，自己建或找範本都可以，裡面至少要有機關抬頭、郵遞區號、地址等資訊。這次我是用教育部公佈的「110 學年度全國大專校院及校長名錄(含學校本部地址)」做示範。點選超連結進入該頁面下載檔案（用ods或xls檔應該都行）後，建議將檔案內的標題刪除，只留下地址等欄位資訊（結果如下圖）。
接著要繞個彎，先讓系統辨識這個資料庫。請依下圖指示，點選「插入」->「欄位」->「更多欄位」。
點選「資料庫」標籤後，加入剛才修改後的通訊錄檔案。詳細步驟如下圖所示。接著關閉對話框即可。
但是關閉對話框之前，可以先像下圖一樣點選資料庫（以活頁簿為單位）類似根目錄的箭號，看看系統是否有正確抓到你要的工作表。
- 步驟二：確認標籤紙參數。
這個步驟同樣很重要，不然你印出來的標籤紙鐵定歪七扭八，形同報廢。
一份完整的空白標籤紙或外包裝上，應該會有他的邊界、間距等參數，這是方便你日後輸入文書軟體用的。同樣以該標籤紙為例，你在LibreOffice Writer輸入時，也需要這些參數。
請依下圖的方式，依序點選「檔案」->「新增」-「標籤」指令呼叫「標籤」對話方塊。
進入對話框後（下圖），建議你先從右下角（「品牌」與「類型」）選取與你手上的標籤紙最接近的範本（如綠色框選處所示）。不用一模一樣沒關係，後面再來改就好。不建議初學者從頭開始自己弄，容易出錯。
接著選「格式」標籤，把製造商給你的參數輸進去（請注意這裡系統用的單位是公分）。不過你會發現我並沒有照單全收，因為適當地留空可預防列印時可能的錯誤。重點是不要印壞就好。輸入時特別要留意邊距的參數，建議留個0.3公分之類的緩衝空間。
如果你有依照我的步驟，先設定好資料庫的話，就可以在前一張圖直接抓取地址等欄位，一氣呵成。
但是如果沒有做也沒關係，先把該設定儲存好，以後再來套用也行。
- 步驟三：抓取資料庫與欄位。
並把地址等資訊帶入（點選「插入」）
完成後應該會像下圖所示（並附加示範說明；圖中內文使用sans-serif字型）：
「標籤文字」方框內可適當插入換行、空格等（標點）符號，以符合信件的需求。接著點選（新增）「新文件」。結果應如下圖所示。若結果正確請儲存備用。
請注意所有欄位應該要有如圖中的灰色網底，表示他在文件中是個變數。如果沒有，請重複前述步驟，並適度調整參數直到正確為止。建議實作時，不要用像範例這麼長的工作表名稱，以免換行或加入標點符號時出錯，系統會誤以為那是純文字。
此時列印時，系統就會問你是否套用（你之前設的）資料庫欄位。在這裡請點選「是」。
接著就會進入預覽頁面，確定系統對到的是你要的活頁簿、工作表檔案。系統會自動從裡面抓你剛才指定的欄位。之後請依個人需求，選擇直接傳送至印表機列印，或存成檔案備用。
完成的結果應該會如下圖。不過筆者實作後發現，使用的資料庫因為有個小bug，導致郵遞區號的地方，系統無法自動辨識成為變數。處理的方法是進到原資料庫，把郵遞區號欄位名稱的換行符號拿掉。不過這裡只是示範，如果讀者覺得太複雜可以先跳過。
但是許多讀者可能會覺得裡面的字很小。
解決的方法是在下列印指令前，先將內文放大處理（如下圖所示）。一般我是建議用16至18號字，放大後點選圖中的「更新樣式」，所有格子裡的文字就會同步放大。（如下面第二張圖所示）
這樣就大致完成了。
雖然步驟稍微繁瑣，不過只要按圖索驥，應該大致上都做得出來。接下來就是把你的標籤紙送到印表機列印，撕下來後貼在信封上交寄了。
如果只是偶爾寫一兩個信封，你可能會覺得這有點麻煩。但是當你一天可能要寫數十個，甚至數百個以上的信封時，這將會是很重要且實用的文書技巧。