至於為什麼會這麼早，這是因為希望在2016年的大會前就決定2017的地點，以便讓2017年的活動組織者參加2016年的大會，才能熟悉所有的細節：地點、時間安排、附帶活動等。按往例來看，LibreOffice 大會通常在九月至十一月間舉辦，偏好的時間是十月份。
舉辦 LibreOffice 大會是一個非常耗費時間與心力的工作，需要許多團隊成員。會議前夕，更可能佔用主辦方所有的時間，所以主辦方必須要能投入足夠的時間。此外，處理財務與贊助也是主辦方的主要職責之一，所以他們必須在大會前募到足夠的資金，並只花該花的部份。
過去，基金會也曾收到許多的第三方團體的應徵，包含賭場與專業活動經理。但請記住，LibreOffice 大會是社群活動，取之於社群，用之於社群。雖然基金會對專業的活動管理技能多加讚賞，但非由社群成員（不只限 The Document Foundation 會員）支持與運作的提案則不被考慮。
提案應包含以下內容（所有的詳細資訊都在 wiki 頁面上）：團隊、組織實體、主會場、住宿、為什麼（要舉辦 LibreOffice 大會）以及其他可支援提案的資訊（例如相關的附加活動等）。提案（請以英文書寫）必須以純文字或是 HTML 電子郵件，或是以開放文件格式 (ODT) 寄送到 info@documentfoundation.org。
新聞來源：LibreOffice Conference 2017 Call for Locations