文件自由的關鍵是使用開放格式，也就是台灣在推動的「開放文件格式」Open Document Format (ODF)。它是一套 ISO 組織通過的國際標準，也是 LibreOffice 與其他許多自由辦公套裝軟體的原生儲存檔案格式。
什麼是「開放標準」？
當您把文件儲存在電腦中時，它是以電腦檔案的型式呈現。不管是文字檔、相片、影片或任何其他的內容，都會以特定的結構來儲存，這個結構就是我們所說的「檔案格式」。
而為了與其他人分享文件內的資料，雙方所使用的應用程式必須能彼此溝通。也就是說，即使雙方使用的應用程式不同，或是相同應用程式但不同版本，都不應該在資料交換、讀寫操作時發生任何阻礙。這種無縫交換的要求就是我們所說的「文件互通性」 (interoperability) 。
要怎麼保證文件的互通性呢？答案就是檔案的格式必須採用開放標準。「開放」是指標準的規格細節必須公開，並且讓所有人都能自由讀取、使用、實作，沒有任何限制或授權問題；也因此不同的應用程式都可以自由實作對該標準的讀、寫等操作支援。而這種開放標準必須由一套公開透明的決策流程來制定與維護。基於這種「開放標準」所制定的檔案格式就是所謂的「開放格式」。
若是
- 應用程式忽視了該注重的「文件互通性」，或是
- 文件編輯器無法取得文件互通關鍵的資訊，或是
- 檔案格式的設計規格未公開，抑或是
- 檔案格式規格公開了，但應用程式並未照著規格實作
那麼這樣的檔案格式就只能算是「封閉格式」，無法提供文件的互通性。對於使用者而言，選擇封閉格式所造成的衝擊是不可小覷的。因為若使用了封閉格式，會造成使用者無法掌控文件資料的所有權，而且隨著時間越久，無法存取舊資料的問題會日益嚴重。
使用開放標準有哪些好處？
- 採用開放格式的文件可以由任意個人或第三方組織讀寫。
- 即使經過很長久的時間，開放格式的文件的可讀性仍然能被保證，因為格式是公開的，發展不會因為人員來去而中斷或關閉。
- 開放格式可以自由地被任何應用軟體使用，也就是可以達成上述的「文件互通性」。
- 開放格式可以帶給使用者選擇的自由，因為它是中立的，並不偏向任何公司所偏好的規格。它可以避免目前所看到的，文件、格式、軟體都被專有授權的格式所套牢、壟斷的問題。
自由軟體與開放格式—完美的搭檔組合！
自由軟體保障使用者的四大自由：
- 依照您的想法執行該程式的自由，無論目的為何（自由之零）
- 研究該程式如何運作的自由，並依照您的想法修改它以符合你的運算所需（自由之壹）。能存取程式的源始碼 (source code) 是這項自由的先決條件。
- 再次散布程式副本的自由，如此您就能幫助他人（自由之貳）。
- 將您修改過後的版本散布給他人的自由（自由之參）。如此就有機會讓您的改善惠及社群整體。能存取源始碼是這項自由的先決條件。
也因為開放源碼（open source）是自由軟體的先決條件，儲存檔案的方法、格式的描述等實際上都實作在程式碼中，因此可供任何人研究，完全不需擔心軟體斷頭的問題。
由此可知，開放格式與自由軟體的目標是一致的：為所有人服務，並確保使用者對其文件、資料擁有完全的所有權和控制權，並保證這些文件、資料在長時間後仍然是可用的。
今年 2020 年的文件自由日，由文件基金會帶領大家推出這一系列慶祝活動與宣導。請大家幫忙把文件自由、開放格式的重要性分享給所有人知道。您也可以依此文章說明建立自己的「文件自由之鴿」。